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Mise à jour le 4 juin 2021

La loi fédérale sur la protection des renseignements personnels oblige les entreprises et organismes sans but lucratif à élaborer des procédures détaillées pour la conservation des documents contenant des renseignements personnels. De plus, selon les bonnes pratiques commerciales, les procédures de conservation doivent stipuler que les renseignements personnels et les documents commerciaux confidentiels peuvent être conservés pendant une durée convenable, aux fins de référence et de continuité de service, mais non au-delà de la période nécessaire aux fins déterminées au moment de la collecte ou de la création de la banque de ces renseignements.

Pour faciliter le plus possible la conservation des dossiers, la durée de conservation des documents a été établie à sept ans. Après cette période, les dossiers peuvent être détruits conformément aux directives de la section Destruction des dossiers, ci-après. Il peut arriver, dans certains cas, que les règles de conservation des dossiers varient selon les exigences de la loi.

À noter : Les documents électroniques sont assujettis à la même procédure de conservation que les documents papier, en fonction de leur contenu.

À noter : Bien que la loi sur la protection des renseignements personnels exige que les renseignements personnels ne soient conservés que pendant la période nécessaire à la prestation des services ou des programmes qui y sont associés, l’utilisation à des fins statistiques de données anonymes provenant des dossiers du Français pour l’avenir est permise.

Exception : Si il est avisé d’un litige, réel ou éventuel, relatif à ses dossiers, Le français pour l’avenir doit conserver les dossiers en cause jusqu’à ce qu’un conseiller juridique établisse qu’ils ne sont plus nécessaires.


Type de dossiers, selon le service

Durée de conservation

Gouvernance

Règlements

Indéfiniment1

Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration

Indéfiniment1

Procès-verbaux des réunions des comités

Indéfiniment1

Procès-verbaux des assemblées annuelles

Indéfiniment1

Politiques et procédures

Indéfiniment

FINANCE

Reçus officiels de dons aux fins de l’impôt sur le revenu

Deux ans suivant la fin de l’année civile où les dons ont été faits

Dossiers sur les dons à conserver 10 ans (dons assujettis à une fiducie écrite ou visés par une stipulation du donateur)

Indéfiniment1

Factures payées

Sept ans après la date du paiement

Comptes clients

Sept ans après la date du paiement

Formulaires et livrets de commandites

Deux ans suivant la date indiquée sur le formulaire ou dans le livret

Grands livres et autres résumés définitifs

Exigence de l’ARC : tant que l’organisme de bienfaisance demeure enregistré, six ans suivant la fin du dernier exercice financier auquel ils se rapportent, puis pendant deux ans suivant la révocation de l’enregistrement

États financiers vérifiés

Indéfiniment

Renseignements du formulaire T3010

Exigence de l’ARC : tant que l’organisme de bienfaisance demeure enregistré, six ans suivant la fin du dernier exercice financier auquel ils se rapportent, puis pendant deux ans suivant la révocation de l’enregistrement

Ressources humaines

Dossiers des anciens employés

Sept ans suivant la cessation d’emploi ou selon les exigences de la loi

Documents de paie

Sept ans ou selon les exigences de la loi

Gestion des bénévoles (membres du conseil ou non)

Dossiers des bénévoles inactifs

Sept ans suivant le moment où le bénévole est devenu inactif

Gestion des participants

Dossiers des participants inactifs (formulaires d’inscription)

Sept ans suivant le moment où le participant cesse de recevoir des services

Informations confidentielles récoltées pour un événement spécifique (ex : allergies, informations médicales, etc).

Un mois suivant la fin de l’événement

Dossiers des clients inactifs (magasin en ligne)

Sept ans suivant la dernière commande

Collecte de fonds

Donateurs inactifs

Sept ans suivant le dernier don

Dons planifiés attendus

Jusqu’à la réception d’un avis de réception du don

Dons planifiés reçus

Sept ans après la réception du dernier don prévu par testament

Documents et plans stratégiques de collecte de fonds (versions définitives)

Indéfiniment

Listes de retrait de numéros de téléphone

Indéfiniment

Listes de retrait d’adresses

Indéfiniment

Marketing et Communications

Rapports annuels

Indéfiniment

Infolettres

Indéfiniment

Destruction des dossiers

Les dossiers du Français pour l’avenir qui contiennent des renseignements personnels ou confidentiels correspondant aux descriptions données précédemment doivent être détruits de telle façon que les renseignements ne puissent être ni récupérés ni reconstitués. Les documents papier doivent être déchiquetés.
Afin de prévenir toute reconstitution des données, il importe de supprimer entièrement et de façon permanente les fichiers électroniques de tout média de stockage, en ligne et hors ligne, au moyen des techniques actuelles de déchiquetage numérique. S’il faut conserver l’historique des transactions détaillées, toutes les données personnelles (nom, adresse du domicile, numéro de téléphone à domicile) doivent être détruites.

Définitions

  1. Les règlements de l’Agence du revenu du Canada stipulent que les organismes de bienfaisance doivent conserver les dossiers tant et aussi longtemps que l’organisme de bienfaisance demeure enregistré et pendant deux ans suivant la révocation de l’enregistrement. Par souci de simplicité, nous n’inscrivons que la mention « Indéfiniment ».